Kontrola wydatków

Koszty paliwa stanowią jedną z największych pozycji w budżecie operacyjnym floty. Bez odpowiednich narzędzi monitorowania, wydatki te mogą wymknąć się spod kontroli. Na całe szczęście karta paliwowa wprowadza przejrzystość, jakiej nie zapewni system oparty na tradycyjnych rozliczeniach gotówkowych czy fakturach zbiorczych.

System kart paliwowych rejestruje każdą transakcję z dokładnością co do grosza, miejsca i czasu tankowania oraz konkretnego pojazdu. Menedżerowie otrzymują szczegółowe raporty, które pokazują rzeczywiste zużycie paliwa przez poszczególne samochody i kierowców.

Oszczędność czasu i automatyzacja

Czas poświęcony na rozliczanie wydatków paliwowych w tradycyjny sposób często można wykorzystać lepiej, gdy istnieje alternatywa. Taką zapewniają karty paliwowe, które wyręczają z większości zadań księgowych.

Wynika to z tego, że wszystkie transakcje automatycznie trafiają do systemu, gdzie generowane są zbiorcze faktury VAT. Księgowość otrzymuje uporządkowane dokumenty, a proces odliczania podatku VAT staje się prostszy i szybszy. Pracownicy nie muszą przechowywać paragonów ani rozliczać się z pobranych zaliczek. Redukuje to ryzyko błędów oraz nieporozumień.

Bezpieczeństwo transakcji

Gotówka w rękach kierowców to zawsze pokusa i ryzyko. Karty paliwowe wyposażone w kody PIN oraz możliwość natychmiastowej blokady w przypadku zgubienia czy kradzieży zapewniają poziom bezpieczeństwa nieosiągalny przy tradycyjnych formach rozliczeń.

Administrator floty może w czasie rzeczywistym ustawić limity dla każdej karty. Ponadto może określić rodzaje produktów dostępnych do zakupu oraz wskazać konkretne stacje benzynowe, na których możliwe jest dokonywanie transakcji.

System alertów powiadamia o każdej podejrzanej transakcji, na przykład gdy tankowanie następuje poza standardowymi godzinami pracy czy w nietypowej lokalizacji. Takie zabezpieczenia praktycznie eliminują ryzyko wykorzystania firmowych środków do celów prywatnych.

Karty paliwowe są bezpieczną opcją także za granicą. Więcej o międzynarodowych kartach dowiesz się z tego linku: https://e100.eu/pl/produkty/karty-paliwowe/miezdynarodowa-karta-paliwowa.

Analityka i optymalizacja tras

Karty flotowe to również szerokie źródło danych analitycznych. Dzięki zestawieniu informacji o miejscach i częstotliwości tankowań z danymi GPS istnieje możliwość optymalizacji trasy przejazdu.

Analiza trendów zużycia paliwa przez poszczególne pojazdy pomaga w planowaniu wymian floty, identyfikacji pojazdów wymagających serwisu oraz ocenie stylu jazdy kierowców. Wszystkie te dane przekładają się na konkretne decyzje biznesowe prowadzące do redukcji kosztów operacyjnych.

Dzięki tym wszystkim zaletom karty paliwowe pozwalają zapanować nad wydatkami w firmie, czasem, księgowością, a nawet mogą pomóc zoptymalizować trasy.